Según los estándares del PMI, la gestión de proyectos tiene grupos de procesos y áreas de conocimiento.
Cuando inicias, planificas, ejecutas y cierras un proyecto ya vas cargado de documentación a completar y el lector se preguntará porqué quiero añadir otro «papel» más a la lista.
La respuesta corta es sencilla: me es de utilidad en ciertos proyectos, y entonces los uso.
La respuesta larga la doy más abajo, pero primero quiero hacer algunas consideraciones.
Entender en qué contexto se sitúa nuestro proyecto
La naturaleza de los proyectos es muy diversa y lo primero que debemos hacer es entender con respecto al contexto de la organización en la que se ejecuta el proyecto, por ejemplo si es un proyecto de innovación (P1), de mejora (P3), o si es una transformación tecnológica con fines de ahorro (P2).
Todo proyecto debe aportar valor y hace que uno o varios componentes en una organización evolucionen. En un mapa de una organización mover un componente de una posición inicial a una más evolucionada puede llevarse a cabo a través de un proyecto, y esto cuesta dinero y esfuerzo por parte de la organización. Entender el contexto de nuestro proyecto es fundamental.
La respuesta larga la voy a enfocar revisando algunos aspectos concretos según las áreas de conocimiento que si pueden verse beneficiadas de la existencia de un mapa de Wardley.
Gestión de la Comunicación
Dibujas un mapa y al primero que se lo enseñas y que lo mira con detenimiento te dice «ese mapa está mal». Si empiezas así, entonces perfecto. No hay mapas perfectos todos son incorrectos, pero son herramientas útiles si lo que permiten es que dos o más personas hablen sobre lo que entienden sobre un asunto en concreto.
Cuando se quiere comunicar, el uso de un mapa a la hora de comunicar es una herramienta muy util, porque permite al oyente ver visualmente con respecto a elemento que probablemente conozca, donde encaja concretamente el proyecto.
Yo me he creado algún mapa con mucho contenido para hablar con las partes interesadas del proyecto (stakeholders), añadiendo elementos concretos que me ayuden a hablar sobre consideraciones concretas con un sponsor, o alguien de influencia en la organización o el proyecto. Estos mapas son de caracter más privado y no los uso en ningún caso para comunicaciones más abiertas o públicas, ya que llevan al equívoco. Si uso un mapa para una comunicación más abierta, donde muchas personas pueden llegar a acceder al mapa, lo simplifico mucho y me ciño al mensaje central que quiero dar, ya que hay muchas personas que no saben como leer el mapa (no es culpa suya, no tienen porque saber hacerlo) y usar una ayuda visual es para obtener un beneficio en la comunicación, no para añadir confusión.
Gestión de interesados en el proyecto
Los interesados o «stakeholders» son basicamente las personas o grupos de personas que pueden influir positiva o negativamente en un proyecto. La gestión de expectatias y de prioridades de estos interesados es fundamental si queremos que la iniciativa puesta en marcha a través de un proyecto o programa la podamos ejecutar y amoldar conforme va ejecutándose.
En las fases iniciales del proyecto un mapa nos puede ayudar a hacer preguntas para tratar de averiguar cuales de las prioridades del proyecto son más importantes. En proyectos con operaciones ya en funcionamiento, es útil para hacer preguntas sobre escenarios concretos donde hay un problema concreto y tenemos que actuar a favor de las operaciones o a favor del proyecto. Haciendo las preguntas adecuadas podremos entender muy bien las sensibilidades de las personas que están involucradas en el proyecto.
Cuando haces una ronda de revisión del proyecto con un mapa, revisando los pasos de construcción del mismo, probablemente será necesario volver a consultar cosas más concretas con ciertos interesados.
Después en la ejecución, cuando vayamos realizando el proyecto, podremos usar y actualizar el mapa para ir revisando donde se está en el punto de ejecución (si el mapa es muy de detalle).
Gestión de riesgos
Un mapa representa una serie de componentes que están relacionados o conectados. Cuando realicemos la gestión de riesgos, podemos de manera intuitiva relacionar los impactos que un riesgo puede tener con respecto a otros componentes.
Ciertos interesados en el proyecto, de alto nivel, si están involucrados en un proyecto muy técnico, un mapa les ayuda a hacerse una composición de lugar, y mentalmente relacionar los riesgos e impactos se hace más sencillo.
Una cosa útil es numerar en el mapa los riesgos, esto visualmente ayuda a ver como de repente algunos componentes aglutinan la mayoría de los riesgos. El cerebro ya lo sabía, pero verlo representado ayuda, especialmente a las personas que no conocen los detalles técnicos.
Gestión del alcance
En este ámbito hay un par de situaciones en las que puede ayudar, y que cualquier jefe de proyectos con cierta experiencia ya habrá caido en alguna de ella:
- En la definición de lo que está dentro y fuera del alcance del proyecto, se puede usar un mapa donde coloreamos los componentes por responsable (si es parte del proyecto o si es de otra unidad de trabajo que se tiene que hacer cargo de ciertas actividades). Puedes llegar a tener conversaciones muy valiosas que después puedes transcribir al plan de proyecto.
- A la hora de gestionar un cambio recordar los impactos en el alcance es importante. Aquí también ayuda en otras areas de conocimiento.
- En proyectos de software donde hay muchos datos en juego, se puede usar un diagrama de flujo con los datos, pero también un mapa. Lo primero es muy común, pero el mapa aporta algunos ángulos interesantes como la representación de la madurez de los datos.
- En muchos proyectos de software, la formación o la adaptación de los usuarios a la hora de usar una nueva aplicación requieren conocer los cambios que el nuevo software tiene en las operaciones que ellos ejecutan. Todo esto es una parte de los proyectos que no siempre se tienen en cuenta el esfuerzo y la cantidad de comunicaciones y detalles que hay que tener en cuenta. Tener un mapa representando la evolución del conocimiento que hay que abordar durante el proyecto ayuda mucho a identificar esfuerzos que al final del día se hará como parte del proyecto o como parte del trabajo de operaciones; pero hay que hacerlo.
Gestión de costes
La representación de los flujos de capital es un asunto primordial en los mapas y en los proyectos.
Por un lado, un mapa que no tiene en cuenta los flujos de capital no es real para el negocio. Por otro lado, tener en cuenta todas las partidas presupuestarias necesarias para el proyecto, y saber explicar la necesidad de cada una de ellas es algo fundamental para obtener la aprobación formal del proyecto.
Aqui los mapas pueden ayudar a entender donde van las mayores partidas presupuestarias y a identificar cosas que hay que hacer y que se obvian. Aquí tener conversaciones con las personas adecuadas ayuda mucho en el ejercicio.
En tomas de decisiones acerca de «quien» hace «qué» podemos tener muchas conversaciones, abajo propongo una simplificación:
En un mapa real habrá muchos más componentes, pero podemos ofrecer estas 2 opciones cuando no esté del todo claro y entender que se ajusta más a las expectativas de los interesados, especialmente del Sponsor del proyecto.
Para terminar
Yo uso los mapas en proyectos a los que le veo sentido. Hay veces que hago algún mapa, pero cuando tengo acabado el plan de proyectos dejo de usarlo. Otras veces los uso en todas las fases del proyecto. Esto depende de la ideonidad del mapa para con las personas con las que trabajas.
Ha habido veces que los mapas han sido rechazados, y yo he tenido un mapa para mi, para pensar por donde voy y orientarme a mi mismo y trabajar mentalmente las opciones e incetidumbres que tengo que tener en cuenta, pero nada más.
¿cuántos mapas uso? normalmente tengo uno central que contiene todo lo que necesito y ese lo voy modificando o creando mapas secundarios que representan cosas concretas: flujos de capital, responsables…